Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99)10 §                   

EU:n tietosuoja-asetus

Rekisterinpitäjä

Sähköalojen ammattiliitto ry/Elbranschernas fackförbund rf

PL 747 (Aleksanterinkatu 15)

33101 Tampere

tietosuojavastaava@sahkoliitto.fi

Rekisterin nimi

Jäsenhenkilörekisteri

Osarekistereinä, joita käytetään alarekistereinä päärekisterille:

1. Jäsenmaksurekisterin ylläpito, maksuvalvontaa suorittavat toimihenkilöt 
2. Tehtävärekisterien ylläpito, osastojen tekniset sihteerit 
3. Koulutusrekisterin ylläpito, koulutussihteeri
4. Eronneiden jäsenten rekisteri
5. Työtaistelukassarekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Liiton jäsenosastojen jäsenten henkilötietojen käsittely ammattiyhdistyksen ja niiden muodostaman liiton toiminnassa jäsenyysasioiden hoitamiseksi.

Rekistereiden henkilötietoja voidaan käyttää ammattiyhdistystoiminnassa, jos ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän erityisten oikeuksien ja velvoitteiden noudattamiseksi työoikeuden alalla tai työtaistelutilanteessa, kuten saadakseen esimerkiksi selville työehtosopimuksen yleissitovuuden.

Ammattiyhdistyksellä ja niiden muodostamalla liitolla tarkoitetaan ammattiyhdistystoimintaan liittyviä yhteisöjä kuten ammattiosastoa, ammattiliittoa, keskusjärjestöä, työttömyyskassaa, ammattiyhdistysopistoa, lomajärjestöä ja ay-toimintaan liittyvä tutkimustoimintaa.

Ammattiyhdistystoimintaan liittyvänä tavanomaisena tietojen luovuttamisena katsotaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittely edellä mainittujen yhteisöjen kesken niiden eri rekisterien mukaisten jäsenyysasioiden hoitamiseksi. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää sekä luovuttaa jäsenyyden perusteella saatavien erilaisten jäsenetujen tarjoamiseen, ellei jäsen ole nimenomaisesti jäseneksi liittymisilmoituksessaan (rasti ruutuun) tai kirjallisesti myöhemmin toimittamallaan ilmoituksella kieltänyt suoramarkkinointia.

Osarekistereiden tarkoitus

Osarekisterit:

1. Jäsenmaksurekisteri

Jäsenmaksujen hallinta työnantaja- ja jäsentasolla

1. Tehtävärekisteri

Tehtävätiedot järjestö- ja luottamustehtävissä toimivista henkilöistä

1. Koulutusrekisteri

Jäsenten koulutustietojen ylläpito sekä näiden tietojen käyttäminen kurssitilastointeihin sekä kurssirekrytointiin

1. Eronneiden jäsenten rekisteri

Jäsenyysajan suoritusten todistaminen viranomaisille sekä rekisteröidyn uudelle ammattiliitolle

1. Työtaistelukassakertymä rekisteri

Jäsenyysajan työtaistelukassakertymän käsittely jäsentietotasolla

Rekisterin tietosisältö

Jäseneen liittyviä tietoja kuten:

• jäsenen henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen
• jäsenen sopimusalatiedot (= työnantajan noudattama työehtosopimus)
• ammattiosaston nimi ja siihen liittymisen päivämäärä sekä sen numero
• jäsenyyteen liittyvät perustiedot (kuten uusi/vanha/siirtynyt jäsen, jäseneksi liittymisajankohta, jäsenmaksun perintätapa, jäsenlaji ja sen alkamispäivä)

Jäsenen työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja kuten:

• työnantajan ja/tai työpaikan yksilöinti- ja yhteystiedot (mukaan lukien Y-tunnus)
• työsuhteen tiedot (kuten muoto ja työsuhteen alkamis- ja päättymistiedot)
• jäsenen antama valtuutus periä työttömyyskassan ja liiton jäsenmaksu sekä näihin liittyvät tiedot
• itsemaksavan jäsenen itsemaksuvelvoitteen alkamis- ja päättymispäivät
• jäsenmaksuvapautukseen liittyvät tiedot (kuten vapautuslaji, vapautussyy ja jäsenmaksuvapautuksen alkamis- ja päättymispäivät)

Jäsenen jäsenmaksuihin- ja maksuvapautustietoihin liittyvät tiedot kuten:

• jäsenmaksun tilittäjän/maksajan nimi
• jäsenmaksun/vapautuksen selite
• maksujakson alku- ja loppupäivät

Muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten:

• jäsenen ilmoitus suoramarkkinointikiellosta (luovuttaminen/käyttäminen markkinointitarkoituksiin)

Osarekisterien tietosisältö

Osarekisterit:

1. Jäsenmaksurekisteri:
2. Työnantajilta tulleet jäsenmaksutiedot kuten:

• tilittäjän nimi ja Y-tunnustiedot
• tilityskuukausi ja maksupäivätiedot
• tilitettävän maksun määrä, viitenumero
• kirjanpitoon liittyvät siirtotiedot, pankin arkistointitunnus

2. Jäsenen jäsenmaksutiedot kuten:

• jäsenen henkilötiedot yhteystietoineen sekä henkilötunnus
• tilittäjän nimitiedot ja Y-tunnus
• jäsenmaksun alku- ja loppupäivätiedot
• maksupäivätieto, verovuosi, pankin arkistointitunnus, viitenumero
• maksetun jäsenmaksun summa
• kirjanpitosiirtoihin ja varojenjakoon liittyvät tositetiedot
• työsuhteen voimassaoloon liittyvät erityisseikat kuten äitiyslomat yms.

3. Jäsenmaksutiedot verottajalle kuten:

• lainsäädännön mukaiset tiedot jäsenmaksurekisteritiedoista verottajalle verotusta varten (kuten hetu ja ay-jäsenmaksusumma kerätyltä vuodelta)

1. Tehtävärekisteri
2. Järjestötehtäviin liittyvät tiedot kuten:

• henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen
• tehtävän nimi (esim. puheenjohtaja, taloudenhoitaja jne.)
• tehtävän alku- ja loppupäivämäärätieto
• ammattiosaston nimi ja numero

2. Luottamustehtäviin liittyvät tiedot kuten:

• henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen
• tehtävän nimi (esim. pääluottamusmies, työsuojeluvaltuutettu)
• tehtävän alku- ja loppupäivämäärätieto
• työnantajan/työpaikan nimi ja yhteystiedot

1. Koulutusrekisteri

Rekisteriin talletetaan jäsenen koulutustietoja, kuten suoritettujen kurssien nimet, alkamis- ja päättymisajankohdat.

1. Eronneiden jäsenten rekisteri

Jäsenyysajan suoritusten todistamiseksi tarpeelliset tiedot verottajalle, Eläketurvakeskukselle, sosiaali- ja terveysministeriölle, työministeriölle sekä rekisteröidyn uudelle ammattiliitolle

1. Työtaistelukassarekisteri

Rekisterissä on jäsenen jäsenmaksusta kertynyt työtaistelukassan osuus sekä hakemuksen perusteella maksatukseen mennyt summa ja maksupäivä.

Ammattiliittoon jäseneksi liittymisen päivämäärä

Rekisteriin merkittävä jäseneksi liittymispäivämäärä on pääsääntöisesti se päivämäärä, jolloin jäsen on allekirjoittanut jäsenhakemuksen. Rekisteriin merkitsemisen edellytyksenä on, että jäseneksi hakeutuva täyttää ammattiliiton sääntöihin kirjatut ehdot ja, että jäsenhakemus on saapunut rekisterinpitäjälle kohtuullisessa ajassa allekirjoituspäivämäärästä. Myöhemmin saapuneissa hakemuksissa jäseneksi liittymispäivämääräksi voidaan katsoa jäsenhakemuksen saapumispäivämäärä jos myöhästymiselle on hyväksyttäväksi katsottava syy.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen tiedot saadaan jäsenen liitolle toimittamasta liittymisilmoituksesta.

Jos työnantaja perii jäsenmaksun, työnantajaa (tai tilittäjää) koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot ilmoittaa työnantaja kirjallisesti täytetyssä jäsenmaksunperintäsopimuksessa.

Sähköalojen ammattiliitto ry ja Suomen Posti ovat sopineet automaattisesta osoitteiden päivityspalvelusta, joka toteutetaan kerran viikossa linjasiirtona.  Postille ilmoitetaan poistettujen ja uusien jäsenten tiedot ja posti toimittaa liitolle osoitteet ja tiedot kuolemantapauksista. 

Liitonvaihdostilanteissa rekisteröidyn katsotaan liittyessään uuden liiton jäseneksi suostuneen henkilötietojensa automaattiseen luovutukseen vanhan ja uuden liiton välillä, ellei rekisteröity ole tätä nimenomaan kieltänyt. Uusi liitto selvittää vanhat jäsenyysaikatiedot edellisestä liitosta. Epäselvissä tapauksissa pyydetään lisätietoa siirtyvältä jäseneltä.    

Liittoyhdistymis- ja liittopurkautumistilanteissa sekä sopimusalojen siirtotilanteissa jäsenyyteen vaikuttavista muutoksista tiedotetaan jäsenelle kunkin liiton sääntöjen edellyttämällä tavalla. Ellei jäsen ole kohtuullisessa ajassa tiedon saatuaan ilmoittanut kirjallisesti vastustavansa liittomuutosta hänen kohdallaan, siirretään jäsenen tässä rekisteriselosteessa mainitut henkilötiedot uuden tai toisen liiton jäsenhenkilörekisteriin.

Jäsenmaksuperinnän päättyessä työnantaja ja/tai työntekijä lähettää perintäsopimuksen päättymisilmoituksen Sähköalojen ammattiliitto ry:lle. Jäsen voi ilmoittaa ammattiliitosta/ammattiosastosta eroamisestaan 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Yhdistysrekisteriasetuksen 4 §:n mukaan luovutetaan yhdistyksistä pidettävään luetteloon hallituksen puheenjohtajan ja muun henkilön, jolla on oikeus yhdistyksen nimen kirjoittamiseen yksin tai yhdessä jonkun toisen kanssa, täydellinen nimi, osoite, kotikunta ja henkilötunnus tai syntymäaika.

Säännönmukaisena tietojen luovutuksena kotimaassa verotukseen liittyvät tiedot sekä ammattiyhdistystoimintaa koskevaan tutkimus- ja tilastointitoimintaan käytettävät jäsentiedot.

Jäsentietoja luovutetaan liiton ammattiosastoille jäsenluetteloiden muodossa.

Tietoja luovutetaan Työttömyyskassa Aarialle jäsenyystarkistuksen yhteydessä.

Jäsentietoja luovutetaan jäsenetuja tarjoaville tahoille.

Jäsenten työtaistelukassakertymätiedot luovutetaan maksatusrekisteriin maksatusta varten.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Manuaalinen aineisto

Manuaalisia rekistereitä säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaa pääsy.

1. ATK:lle tallennettu tiedosto

Rekisteritietoja säilytetään Sähköalojen ammattiliitto ry:n määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. Tietokanta on suojattu (palomuuri), ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana.

Tietokannan ylläpitotiloissa on kulunvalvonta. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne Sähköalojen ammattiliitto ry:n palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta ne ovat oleellisia tietoja.

Rekisterinpitämiseen käytettyjen tietojärjestelmien käytössä ja hallinnassa noudatetaan Sähköalojen ammattiliitto ry:n tietoturvasäännöstöä.

EU:n tietosuoja-asetuksen ja Henkilötietolain edellyttämän hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen mukaan:

• tietojen tarkastusoikeus
• tietojen korjaaminen ja poistaminen
• tietojen siirto-oikeus

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen alussa.