Dataskyddsbeskrivning

Vi övervakar ditt dataskydd.

Dataskyddslag (523/99) 10 §

EU:s dataskyddsförfattning

Registeransvarig

Sähköalojen ammattiliitto ry/Elbranschernas fackförbund rf

PB 747 (Aleksanterinkatu 15)

33101 Tampere

 

Personen som ansvarar för registerfrågor

dataskyddsansvarig Mirva Virtanen, tfn 050 354 1494

ansvarsperson Reijo Salmi, tfn 050 67 591

 

Namnet på registret

Medlemmarnas personregister

Som delregister, vilka används som underregister till huvudregistret:

A. Övervakning av medlemsavgiftsregister, anställda som genomför betalningsövervakning.

B. Övervakning av uppgiftsregister, tekniska sekreterare i avdelningar

C. Övervakning av utbildningsregister, utbildningssekreterare

D. Register för utträdda medlemmar

E. Arbetskonfliktskassaregister

 

Syftet med registret

Behandling av personuppgifter av medlemsavdelningarnas medlemmar för att kunna behandla medlemsfrågor i fackföreningarnas och av dem bildade förbundets verksamhet.

Medlemsuppgifterna i registret kan användas i fackföreningsverksamheten, om behandlingen av uppgiften om medlemskap i fackförbundet behövs för att följa speciella rättigheter och skyldigheter av den registeransvariga inom arbetsrätten eller i arbetskonfliktsituationen, t.ex. för att få reda på kollektivavtalets allmängiltighet.

Med fackföreningar och av dem bildade förbund menas samfund angående fackföreningsverksamhet, såsom fackavdelningar, fackförbund, centralförbund, arbetslöshetskassa, fackföreningsinstitut, semesterorganisation och undersökningsverksamhet i facklig verksamhet.

Som normal överföring av uppgifter angående fackföreningsverksamhet anses vara behandling av personuppgifter av de registrerade mellan ovannämnda samfund för att behandla medlemsfrågor i enlighet med deras olika register. Därtill kan personuppgifter användas samt överföras på grund av medlemskapet för att erbjuda olika slags medlemsförmåner, om medlemmen inte speciellt har förbjudit direktmarknadsföringen när han/hon i anslutningsblanketten (kryss i rutan) eller efteråt skriftligen anmält det.

 

Syftet med delregistret

Delregister:

A. Medlemsavgiftsregister

Handläggning av medlemsavgifter på arbetsgivar- och medlemsnivån

B. Arbetsuppgiftsregister

Arbetsuppgifter av personer som har organisations- och förtroendeuppgifter.

C. Utbildningsregister

Medlemmars utbildningsuppgifter samt användning av dessa uppgifter till kursstatistik och kursrekrytering.

D. Register för utträdda medlemmar

Dokumentering av erlagda medlemsavgifter till myndigheter samt hans/hennes nya fackförbund.

E. Register för samlade arbetslöshetskassaavgifter

Handläggning av samlade arbetslöshetskassaavgifter under medlemskapet på medlemsnivå.

 

Datainnehåll av register

Medlems personuppgifter, som:

  • medlems person- och kontaktuppgifter inklusive personbeteckning
  • medlems avtalsbranschuppgifter (= kollektivavtalet som arbetsgivaren följer)
  • fackavdelnings namn och medlems anslutningsdatum samt fackavdelnings nummer
  • grunduppgifter om medlemskapet (som ny/gammal medlem, eller medlem som byter avdelning, anslutningstidpunkt, sätt att inkassera medlemsavgift, medlemsart och dess begynnelsedatum)

Uppgifter om medlems anställning och redovisningsförpliktelser, som:

  • identifierings- och kontaktuppgifter (inkl. FO-nummer) av arbetsgivare och/eller arbetsplats
  • uppgifter om anställning (som anställningsform och anställningens begynnelse- och avslutningsuppgifter)
  • fullmakt av medlem för inkassering av förbundets medlemsavgift och övriga uppgifter angående det
  • begynnelse- och avslutningsdata för skyldigheten att betala medlemsavgift själv av en självbetalande medlem
  • uppgifter om avgiftsbefrielse (så som avgiftsbefrielseform, orsak och begynnelse-  och avslutningsdata för avgiftsbefrielse)

Uppgifter om medlemsavgifter och avgiftsbefrielser som:

  • namn på den som inkasserar medlemsavgifter/betalar medlemsavgifter
  • förklaring av medlemsavgifter/avgiftsbefrielse
  • begynnelse- och slutdagar av betalningsperioden

Övriga saker angående medlemskapet som:

  • medlems anmälan om förbudet mot direktmarknadsföring (att överlåta/använda hans/hennes uppgifter till marknadsföring)

Datainnehåll av delregister

Delregister:

A. Medlemsavgiftsregister:

1. Uppgifter om medlemsavgifter utgivna av arbetsgivare, så som:

  • namn av betalare och FO-nummer
  • uppgifter om betalningsmånad och betalningsdag
  • betalningssumma, referensnummer
  • uppgifter om överföringar angående bokföring, bankens arkiveringssignum

2. Uppgifter om medlems medlemsavgifter som:

  •  personuppgifter med kontaktuppgifter samt personbeteckning
  • betalares namnuppgifter och FO-nummer
  • begynnelse- och slutdatum av medlemsavgift
  • betalningsdag, skatteår, bankens arkiveringssignum, referensnummer
  • summa av betalad medlemsavgift
  • uppgifter om verifikat av bokförings överföringar och utbetalning av medelspeciella saker angående anställnings giltighetstid, som moderskapsledighet osv.3.

3. Medlemsavgiftsuppgifter till skattemyndigheten som:

  •  lagenliga uppgifter från medlemsavgiftsregistret till skattemyndigheten för beskattning (som personbeteckning och summan av fackliga medlemsavgifter från det gällande året)

B. Uppgiftsregister:

1. Uppgifter om organisationsarbetsuppgifter som:

  • person- och kontaktuppgifter samt personbeteckning
  • uppgift (t.ex. ordförande, kassör osv.)
  • begynnelse- och slutdatum av uppgift
  • namn och nummer av fackavdelning

2. Uppgifter om förtroendeuppgifter som:

  • person- och kontaktuppgifter samt personbeteckning
  • uppgift (t.ex. huvudförtroendeman, arbetarskyddsvald)
  • begynnelse- och slutdatum av uppgift
  • namn och kontaktuppgifter av arbetsgivare/arbetsplats

C. Utbildningsregister:

Register för medlems utbildningsuppgifter, som avlagda kurser, begynnelse- och slutdatum

D. Register för utträdda medlemmar

Nödvändiga uppgifter till skattemyndigheten, Pensionsskyddscentralen, social- och hälsovårdsministeriet, arbetsministeriet samt den registrerades nya fackförbund för att intyga medlemsavgiftsbetalningar under medlemstiden

E. Arbetskonfliktskassaregister

I registret finns medlems andel av arbetskonfliktskassaavgifter samt efter ansökan summa och betalningsdag av återbetalda konfliktskassaavgifter.

 

Datum för anslutning till fackförbundet

Datum för anslutning som registrerad medlem är huvudsakligen det datum, då medlemmen har underskrivit sin medlemsansökan. Förutsättningen till registreringen är, att ansökaren fyller villkoren i fackförbundets regler och att medlemsansökningen har kommit in till registerföraren i rimlig tid från datumet för underskriften. Ansökningar som har kommit senare kan anslutningsdatumet anses den dag, då medlemsansökningen har kommit in, om orsaken till förseningen kan anses vara acceptabel.

 

Väsentliga datakällor

Person- och kontaktuppgifter, grunduppgifter om medlemskapet och anställningsuppgifter finns i anslutningsanmälningen som medlem har lämnat i förbundet.

Om arbetsgivare inkasserar medlemsavgifter, anmäler arbetsgivaren (eller inkasseraren) sina identifierings- och inkasseringsuppgifter i ett skriftligt medlemsavgiftsinkasseringsavtal.

Elbranschernas fackförbund rf och Finlands Post har avtalat om en automatisk uppdateringstjänst av adresser, vilket genomförs en gång i veckan som linjeöverföring. Posten meddelas om avregistrerade och nya medlemmars uppgifter och posten meddelar förbundet adresser och information om dödsfall.

Vid fall av förbundsbyte anses den registrerade ha accepterat att hans/hennes personuppgifter överförs automatiskt till det nya fackförbundet, om inte den registrerade har uttryckligen förbjudit detta. Det nya förbundet tar reda på de gamla medlemstidsuppgifter från det tidigare förbundet. I oklara fall begärs ytterligare information från medlemmen.

Vid fall av förbundsfusioner och upplösning av förbund samt vid fall av överförande av avtalsbranscher informeras om förändringar som påverkar medlemskapet så som förbundsreglerna förutsätter. Om medlemmen inte har i väsentlig tid efter att ha fått informationen skriftligen meddelat att han/hon motstår förändringen i förbundet för sin del, överförs medlemmens personuppgifter nämnda i denna registerbeskrivning till det nya eller ett annat förbunds medlemsregister.

Vid upphörande av arbetsgivarinkassering sänder arbetsgivare och/eller arbetstagare avslutningsanmälan till Elbranschernas fackförbund rf. En medlem kan anmäla om sitt utträde ur fackförbundet/fackavdelningen.

 

Väsentligt överlämnande av data

Enligt föreningsregisterförordningens 4 § antecknas fullständigt namn, adress, hemkommun och personbeteckning eller födelsetid i fråga om styrelsens ordförande och andra personer som har givits rätt att teckna namnet ensam eller tillsammans med någon annan i förteckningen över föreningar.

Som väsentlig överlämnande av data i hemlandet information om beskattning samt medlemsdata som används i undersöknings- och statistikverksamhet angående fackföreningsverksamhet.

Medlemsdata ges åt förbundets fackavdelningar i form av medlemsförteckningar.

Data ges åt Elbranschernas arbetslöshetskassa i samband med medlemsgranskningen.

Data om inflödet av medlemmarnas konfliktkassaavgifter antecknas i utbetalningsregistret för betalning.

 

Dataöverföring utanför EU och EES

Registret lämnar inte data utanför EU och EES.

 

Principerna för hur registret skyddas

A. Manuell data

Manuella register förvaras i ett separat ställe, dit det inte finns någon fri tillgång.

B. Sparad data i ADB

Registeruppgifter förvaras i en databas i Elbranschernas fackförbund rf:s förvaltning. Databasen är skyddad (brandvägg), för att kunna logga in skall användaren ge systemets användarnamn och sitt personliga lösenord.

Det finns kontroll över tillträde i databasens utrymmen. Databehandling har begränsats så, att data får behandlas enligt denna registerbeskrivning endast den personal av Elbranschernas fackförbund rf, vars arbetsuppgifter förutsätter deras behandling.

I användningen och hanteringen av datasystem för att hålla register följs Elbranschernas fackförbund rf:s dataskyddsregler.

För att säkra den goda seden i databehandlingen vilket EU:s dataskyddsförordning och personuppgiftslagen förutsätter, har den registeransvarige gett anvisningar och utbildat personer som behandlar registeruppgifter.

 

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rättigheter bestäms enligt EU:s dataskyddsförordning:

  • rätt att granska sina personuppgifter
  • rätt att korrigera och radera sina uppgifter
  • rätten att överföra sina uppgifter

Kontaktpersonen i frågor angående den registrerades rättigheter är dataskyddsansvarige, kontaktuppgifterna hittas i början av denna beskrivning.