Sähköinen valvonta ja Valtti-älykorttiohjeet

Heinäkuussa 2014 voimaan tullut työturvallisuuslain muutos (52 b §) velvoittaa rakennustyömaan pääurakoitsijan pitämään ajantasaista luetteloa työmaalla työskentelevistä työntekijöistä. Jos työmaalla ei ole pääurakoitsijaa, velvoite koskee rakennuttajaa. Luetteloinnin helpottamiseksi työmailla todennäköisesti vaaditaan Valtti-älykortin käyttämistä. Lakimuutoksella pyritään torjumaan harmaata taloutta.

Lain edellyttämien velvoitteiden hoitamiseksi pääurakoitsijat tulevat ottamaan käyttöön sähköisiä järjestelmiä, joilla tietoja kerätään.

Velvoite ei koske sähköurakoitsijaa, ellei tämä ole kohteen pääurakoitsija. Useimmiten sähköurakoitsija toimii rakennustyömaalla rakennustyöstä vastaavan urakoitsijan alaisuudessa.

 

Mitä velvoitteita lakimuutos tuo ja miten siihen pitäisi varautua?

Pääurakoitsijan keräämästä luettelosta pitää löytyä seuraavat tiedot jokaisen työmaalla työskentelevän osalta:

  • Nimi, syntymäaika ja veronumero
  • Työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • Työntekijän työnantajan nimi ja Y-tunnus tai vastaava ulkomainen tunniste
  • Lähetetyistä työntekijöistä annetun lain 4 a §:ssä tarkoitetun edustajan nimi ja yhteystiedot

Luetteloa on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa on valmistunut. Luetteloon kerättävät tiedot ovat henkilötietoja, ja niiden käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia.

 

Pääurakoitsijan toimitettava tietoja verottajalle

Pääurakoitsijan on toimitettava kuukausittain verohallinnolle verovalvontaa varten tarpeelliset tiedot työntekijöistä ja työnantajista. Verohallinnolle ilmoitetaan muun muassa tehdyt työpäivät ja -tunnit.

 

Valtti-älykortti apuna lain vaatimien tietojen keräämisessä

Edellä kuvailtujen velvoitteiden hoitamiseksi pääurakoitsijat tulevat todennäköisesti yleisesti vaatimaan Valtti-älykortin käyttämistä työmaillaan. Laki ei edellytä Valtti-älykortin käyttämistä, mutta se on käytännöllinen tapa lain vaatimien tietojen keräämiseen.

 

Lisätietoja Valtti-älykortista: www.veronumero.fi/henkilokortit

 

Henkilötietorekisterin laatiminen edellyttää huolellisuutta

Työntekijään kohdistuvien välittömien tai välillisten sähköisten valvontajärjestelmien käyttöönottoa ja käyttöä koskevat yhteistoimintalaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä sekä henkilötietolaki.

Ennen järjestelmän käyttöönottoa työnantajan on tehtävä esiselvitys ja harkittava, mikä on järjestelmän tarkoitus, mitä tietoja se tuottaa sekä mitä tietoja työnantaja tulee käyttämään ja missä tarkoituksessa. Lisäksi työnantajan on harkittava, mitä tietoja arkistoidaan ja miten sekä kuinka pitkään tietoja säilytetään ja ketkä yrityksessä tietoja käsittelevät.

Yksityisyyden suojasta työelämässä säädetyn lain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Työnantaja saa siis käsitellä vain sellaisia tietoja, jotka liittyvät työsuhteeseen liittyvien velvollisuuksien hoitamiseen. Tällaisia tietoja ovat mm. työnantajan omaisuuden suojeluun liittyvät asiat sekä työaika, palkka ja siihen liittyvät korvaukset.

 

Rekisteriseloste kuvaa tietojen käytön

Ennen järjestelmän käyttöönottoa työnantajan on tehtävä tietojen käsittelyä koskeva rekisteriseloste. Rekisteriselosteesta pitää selvitä, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään. Ilman rekisteriselostetta tietoja ei voida käyttää työaikojen tai matkustamisen valvontaan.

Rekisteriselosteesta tulee ilmetä työnantajan yhteystietojen lisäksi tietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus siitä kenen tietoja järjestelmään kerätään sekä kuvaus tietosisällöstä ja siitä, kenellä on pääsy tietoihin. Jos yrityksen palkanlaskenta on ulkoistettu, rekisterissä tulee olla siitä maininta. Rekisterin tulee olla suojattu ja edellä mainittua poikkeusta lukuun ottamatta ulkopuolisilla ei saa olla pääsyä tietoihin.

Tietojen käyttöoikeuden työnantajan organisaatiossa tulee olla selvästi ilmaistu ja rajattu.

Rekisteriselosteen on tarvittaessa oltava jokaisen saatavilla.

 

Käyttöönotto käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä

Ennen järjestelmän käyttöönottoa niissä yrityksissä, joissa työskentelee säännöllisesti yli 20 palkansaajaa on valvonnan käyttöönotosta käytävä yhteistoimintaneuvottelut. Näissä neuvotteluissa on käytävä läpi edellä kuvaillut asiat. Työnantajan on selvitettävä järjestelmän käytön tarkoitus, käyttöönottoajankohta, järjestelmän toimintaperiaatteet ja sen tuottaman tiedon käyttö.

Alle 20 palkansaajan yrityksissä työnantajalla on velvollisuus varata työntekijöille tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista ja työnantajaa koskevat samat velvoitteet kuin yhteistoimintalain piirissä olevia työnantajia.

Yhteistoimintaneuvottelujen jälkeen työnantajan on määriteltävä valvonnan käyttötarkoitus ja menetelmät ja tiedotettava työntekijöille asiasta.

 

Pääluottamushenkilön muistilista

Pääluottamushenkilöiden on huolehdittava ennen järjestelmän käyttöönottoa seuraavista asioista:

  • Pyydettävä yhteistoimintaneuvotteluissa tai muuten työnantajalta nähtäville rekisteriseloste tietojen käytöstä
  • Selvitettävä kenellä yrityksessänne on oikeus käyttää tietoja ja millä perusteilla
  • Selvitettävä pelisäännöt, miten järjestelmän antamaa tietoa käytetään (Esimerkiksi jos järjestelmä antaa tietoa, että joku työntekijä ei ole noudattanut työaikoja, palkasta saa vähentää vain sen osuuden, joka vastaa työntekijän myöhästymistä.)
  • Selvitettävä miten työntekijöille ilmoitetaan mahdollisista valvontajärjestelmän tietojen avulla tehtävistä palkkavähennyksistä.

Työnantaja on velvollinen käymään läpi edellä kuvaillut neuvottelut ja järjestelmän valmisteluun liittyvät toimenpiteet ennen sen käyttöönottoa.

 

Muista valvontajärjestelmistä sovittava erikseen

Mikäli työnantaja aikoo ottaa Valtti-älykortin lisäksi käyttöön muita valvontajärjestelmiä, esim. sellaisia, jotka sijoitetaan työntekijän omistamaan autoon tai matkapuhelimeen, siitä on sovittava jokaisen työntekijän kanssa erikseen.

 


Lisätietoja:

vastaava sopimusasiantuntija Jari Ollila, puh. 050 60 302
työehtoasiantuntija Jaakko Aho, puh. 050 60 448
työehtoasiantuntija Ari Kähkönen, puh. 050 67 593
työehtoasiantuntija Jari Kiviluoma, puh. 050 68 291
liittosihteeri Hannu Luukkonen, puh. 050 68 295